Cosa preparare prima di affidare il rifacimento del sito web?

Definire obiettivi e vincoli iniziali

Parti dalle azioni che il futuro sito deve facilitare: comprendere un servizio, consultare un catalogo, richiedere un appuntamento o inviare documenti. Indica i destinatari e le pagine che devono aiutarli. « Rendere il sito più moderno » è un obiettivo troppo ampio per decidere una struttura o una funzione.

Per ogni obiettivo, annota un problema osservabile e un criterio di accettazione. Per esempio, il visitatore deve poter trovare i documenti necessari per una richiesta dalla pagina del servizio interessato. È un requisito verificabile anche senza dati statistici precedenti.

• Specifica la data desiderata e il motivo.
• Indica il budget disponibile o le scelte economiche ancora da compiere.
• Elenca le lingue, gli strumenti obbligatori e i vincoli di gestione.
• Nomina la persona che decide e raccoglie i riscontri.

Distingui ciò che è indispensabile al lancio dai miglioramenti successivi.

Inventariare gli indirizzi e decidere il destino dei contenuti

Raccogli gli indirizzi delle pagine, ma anche quelli dei documenti e delle immagini utili. Confronta l’elenco del sito con le informazioni del gruppo di lavoro: una pagina assente dal menu potrebbe essere ancora condivisa dai commerciali. Per ogni elemento indica utilità, aggiornamento, responsabile e decisione proposta: mantenere, correggere, accorpare o rimuovere.

L’esempio è interamente inventato; questi percorsi non appartengono ad alcun cliente.

Scrivi « da decidere » se non è stato individuato un contenuto equivalente. Una rimozione o una modifica dell’indirizzo deve essere una scelta esplicita, non una conseguenza involontaria della nuova grafica.

Raccogliere i materiali e individuare i responsabili degli accessi

Prepara una cartella di riferimento: testi approvati, identità visiva, file sorgenti, fotografie utilizzabili e informazioni pratiche aggiornate. Associa a ogni elemento il titolare e gli eventuali limiti dei diritti d’uso. Segnala i contenuti ancora da produrre, affinché la loro redazione rientri nell’incarico.

Elenca poi i servizi coinvolti: gestione del sito, hosting, dominio, posta elettronica, statistiche e moduli. Per ciascuno annota chi possiede l’account, chi può invitare il fornitore e chi interviene in caso di problema. Verifica in particolare chi rinnova il dominio e approva le modifiche tecniche che potrebbero interessare la posta.

Privilegia gli inviti ad account personali con permessi adeguati. Il brief deve indicare chi gestisce l’accesso, senza contenere password. Prevedi inoltre una revisione dei permessi al termine dell’incarico.

Proporre una struttura e descrivere le funzioni richieste

Una prima struttura può stare in una pagina: sezioni principali, pagine di dettaglio e percorsi verso il contatto. Collega ogni nuova pagina a un obiettivo e segnala quelle che riprendono contenuti esistenti. Il fornitore potrà discutere la proposta, partendo però da un’intenzione chiara.

Descrivi le funzioni attraverso situazioni d’uso anziché nomi di strumenti. Per un modulo, specifica i campi necessari, il destinatario, il messaggio di conferma e cosa deve succedere se l’invio fallisce. Per un catalogo, indica i filtri utili e chi aggiorna le referenze.

• Quali contenuti deve poter modificare il gruppo in autonomia?
• Quali strumenti o servizi scambiano informazioni con il sito?
• Quali versioni linguistiche devono essere pronte al lancio?
• Quali pagine e funzioni saranno provate su telefono?

Chiedi di distinguere le funzioni incluse, le opzioni e gli elementi esclusi dall’incarico.

Preparare la messa online e le modifiche degli URL

Aggiungi al dossier una lista di verifiche, ciascuna con un responsabile e una data. L’approvazione grafica da sola non basta ad autorizzare il lancio: occorre accettare anche contenuti, funzioni e preparazione tecnica.

• Provare navigazione, moduli, ricezione dei messaggi e collegamenti su mobile.
• Verificare testi, documenti, immagini, recapiti e versioni linguistiche.
• Confermare backup disponibile, procedura di ripristino e persona reperibile al lancio.

Se cambiano gli URL, approva la corrispondenza tra vecchi e nuovi indirizzi e fai provare i reindirizzamenti permanenti pertinenti. Verifica i link interni e la rimozione dei blocchi all’indicizzazione usati in preparazione. La documentazione Google sulle modifiche degli URL approfondisce questi aspetti.

Concorda una verifica dopo il lancio: errori, ricezione delle richieste e problemi da correggere. La visibilità può variare; registra le osservazioni senza promettere un passaggio privo di effetti.

Consegnare un brief che permetta di decidere

Il dossier finale deve permettere a una persona esterna di capire cosa viene richiesto, cosa fornisci e cosa manca ancora. Allega l’inventario, la struttura proposta e l’elenco delle funzioni. Raccogli le questioni aperte nello stesso punto, indicando chi deve rispondere.

Chiedi una proposta che riprenda materiali da consegnare, fasi di approvazione, dipendenze e responsabilità. Specifica il formato di consegna dei contenuti e l’assistenza attesa per imparare a gestire il sito. Le tempistiche dipendono anche dalla tua disponibilità ad approvare i testi e fornire i materiali mancanti.

Usa il modello qui sotto come punto di partenza. Data ogni versione e centralizza i riscontri: una decisione approvata deve restare identificabile per tutta la durata del rifacimento.